Geht es um den Datenschutz in Unternehmen, dann denken die Verantwortlichen meist an USB-Sticks, Server oder andere digitale Datenträger. Nicht alle sind sich bewusst, dass Papierdokumente ebenfalls Daten enthalten, die besonders geschützt werden müssen. Nicht nur im Bereich der Betriebe, sondern auch im Privatleben verlangen bestimmte Papiere und Akten einen besonders verantwortungsvollen Umgang.
Was viele in Bezug auf Datenschutz vergessen
Während Verschlüsselungstechnik und Passwörter im digitalen Bereich geschäftliche und personenbezogene Daten schützen, stehen Akten in den Büros oder in der eigenen Wohnung oft leicht zugänglich in Regalen und Schränken herum. Nicht wenige Unternehmer machen sich intensive Gedanken über sichere Datenlösungen, doch landen in der Zwischenzeit tatsächlich Akten mit sensiblen Daten einfach im Papiermüllcontainer.
Dabei wird vergessen, dass die gesetzlichen Pflichten der Datenschutzverordnung ebenfalls für Akten und Papiere gelten. Darum stellt ein Aktenvernichter für das Büro, aber auch für den heimischen Schreibtisch ein bedeutendes Utensil dar.
Wie lange muss man Akten aufbewahren?
Bevor der Aktenvernichter für das Büro zum Einsatz kommt, müssen sich die Verantwortlichen zuerst darüber im Klaren sein, wie lange Akten aufbewahrt werden müssen. Es gelten strenge Vorgaben.
Wer seinen Arbeitsplatz effektiv aufräumen und von lästigen alten Akten befreien will, sollte sich daher mit den jeweiligen Vorgaben zur Aufbewahrung der Unterlagen auskennen. Ansonsten landen die falschen Papiere aus Versehen im Aktenvernichter.
Hierzu muss man wissen, dass die Aktenaufbewahrungsfrist erst in jenem Jahr beginnt, in welchem die letzte Eintragung in die jeweilige Akte vorgenommen wurde. Außerdem existieren ganz unterschiedliche Vorgaben zu den Zeiträumen der Aufbewahrung von Unterlagen. Diese Aufbewahrungsfristen sind beispielsweise im Handelsgesetzbuch sowie in § 147 der Abgabenordnung schriftlich festgehalten. Je nach Branche und Anwendung gelten weitere verbindliche Vorschriften.
Die gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung und Aufbewahrung von Akten sind stets zu beachten
Wie werden Akten richtig entsorgt?
Die Ansicht, dass Papierakten, die nicht mehr der Aufbewahrungsfrist unterliegen, einfach im Papiercontainer entsorgt werden können, stellt einen gravierenden Trugschluss dar. Unabhängig davon, ob es sich um das große Versicherungsunternehmen, den Friseur um die Ecke oder den geschätzten Handwerker von Nebenan handelt – jeder ist verpflichtet, die Akten einer ordentlichen Vernichtung und Entsorgung zuzuführen.
Alle personenbezogenen Daten unterliegen einem besonderen Schutz, sie gehören daher in einen speziellen Aktenvernichter. Zu den personenbezogenen Daten gehören unter anderem:
- Name, Geburtsdatum, Familienstand
- Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
- Kontodaten
Mit dieser Information wird deutlich, dass selbst ein einfacher Terminkalender ebenfalls nicht in den Papiermüll gehört. Arbeitgeber, Selbstständige und Verantwortliche sind verpflichtet, Akten und Papiere mit derart persönlichen Angaben zu schreddern. Nur dann sind diese Angaben vor Missbrauch durch Dritte geschützt.
Wo gibt es Aktenvernichter fürs Büro günstig zu kaufen?
Heutzutage kommt kein verantwortungsvoller Unternehmer ohne Aktenvernichter aus. Daher gestaltet sich das Angebot auf dem Markt sehr umfangreich. Vor dem Kauf eines Aktenvernichters sollte jedoch überlegt werden, ob nur Papier oder auch Kunststoff und Metall geschreddert werden sollen.
Denn für das Vernichten von Kreditkarten, Krankenkarten, CDs oder gar DVDs mit sensiblen Daten befinden sich geeignete Geräte auf dem Markt. Das größte Angebot ist natürlich online zu finden wie zum Beispiel hier bei aktenvernichter.org.
Außerdem sind die Zerkleinerungsmethoden und die Sicherheitsstufen der einzelnen Geräte zu beachten. Um sich einen Überblick im umfangreichen Angebot der Aktenvernichter zu verschaffen, kann man im Internet auf Seiten zurückgreifen, welche gründliche Aktenvernichter Vergleiche bieten. Dort sind die besten Geräte für den privaten und geschäftlichen Bereich aufgeführt. Auf Basis präziser Informationen kann jeder für sein Büro oder den heimischen Schreibtisch schnell den passenden Aktenvernichter günstig kaufen.
Zuverlässig vernichtete Akten schützen Daten und damit auch Menschen
Kann man alte Akten auch vernichten lassen?
Für große Unternehmen, Behörden und Büros bieten spezialisierte Firmen die Möglichkeit an, die Akten abzuholen und daraufhin zu vernichten. Dazu werden dem Kunden abschließbare Container zur Verfügung gestellt, in denen die Akten zunächst sicher gelagert werden.
Diese Container mit den sensiblen Daten werden von den Dienstleistern in einem bestimmten Tonus gegen Bezahlung abgeholt. Anschließend schreddert die beauftragte Firma die Papiere und Unterlagen in großen Anlagen. Im Austausch stellt sie dem Unternehmen gleichzeitig wieder einen leeren Behälter zur Verfügung.
Fazit: Aktenvernichter zählen zur Grundausstattung seriöser Firmen, welche personenbezogene Daten erheben und diese auf Medien wie Papier, Karten, CDs oder DVDs fixieren. Leistungsstarke Aktenvernichter schreddern die Materialien mit effektiven Zerkleinerungsmethoden endgültig. Große Betriebe setzen bisweilen auf spezialisierte externe Dienstleister, um die sichere Aktenvernichtung in größerem Umfang zu realisieren.
