Nur wenige Themen der Arbeitswelt polarisieren derart, wie das Großraumbüro. Während Unternehmen gerne auf das Konzept setzen und dabei Pragmatismus und Effizienz anpreisen, sehen die Angestellten und viele Forscher die Arbeitsorte nicht selten eher negativ.

Das Schlagwort vom Vorhof der Hölle fällt dabei gerne. Diverse Untersuchungen scheinen den negativen Charakter zu bestätigen, doch es lässt sich Einfluss auf die Qualität vor Ort nehmen. Was ein Großraumbüro kennzeichnet, welche Risiken lauern und wie es verbessert werden kann, das behandeln die folgenden Kapitel.

Was ist ein Großraumbüro überhaupt?

Vor allem größere Firmen und Betriebe setzen auf die Idee des Großraumbüros. Sie ist dadurch gekennzeichnet, dass zahlreiche Mitarbeiter in einem großen offenen Raum arbeiten.

Rein intuitiv erkennt jedermann das Setting, bei der Nennung verbindlicher Merkmale und Kennwerte treten jedoch gewisse Unterschiede zutage.

Merkmale und Definition

Denn eine allgemein akzeptierte und gültige Definition eines Großraumbüros wurde bis jetzt noch nicht erarbeitet. Hilfreich ist ein Blick auf die Arbeitsstättenregel (ASR): Dort versteht man den Begriff als:

organisatorische und räumliche Zusammenfassungen von Büro- oder Bildschirmarbeitsplätzen auf einer 400 Quadratmeter oder mehr umfassenden Grundfläche, die mit Stellwänden gegliedert sein können

Neben der Fläche spielt ebenfalls die Anzahl der dort tätigen Menschen eine Rolle: Erst wenn mindestens 20 Personen in dem Raum tätig sind, weist dieser Ort die Merkmale eines Großraumbüros auf.

Zusammengefasst treffen diese Kennzeichen zu:

  1. Fläche: 400 oder deutlich mehr Quadratmeter
  2. Mitarbeiter: Mindestens 20 tätige Menschen
  3. Funktion: Räumliche und organisatorische Zusammenfassungen von Bildschirmarbeitsplätzen

Idee und Nutzen

An sich soll die Konzentration auf einen Raum sicherstellen, dass sich viele Kommunikationswege verkürzen und schneller Lösungen erarbeitet werden. Mehr Kooperation in kurzer Zeit, das ist zusammengefasst formuliert die Grundidee. Als strategischer Begriff fiel dabei oftmals der Ausdruck new work.

Besonders die Controller der Unternehmen preisen die großen Flächen zum Arbeiten an. Nicht ohne Grund, denn diese Form der Arbeitsplatzgestaltung ist in Hinblick auf die Kosten effizient. Kurzum formuliert: Man spart Geld mittels der Flächenwirtschaftlichkeit – bis zu 20% weniger Ausgaben fallen im Vergleich zu Einzel- oder Zweierbüros an.

Und die Ersparnis wächst weiter, wenn nicht jeder Mitarbeiter einen Schreibtisch bekommt, sondern wenn diese geteilt werden. Damit das besser klingt, findet in diesem Zuge der Begriff der Sharing Economy seine Verwendung. Gleichwohl: Der Kostenvorteil kommt nur zum Tragen, wenn er nicht durch Nachteile wie sinkende Produktivität und Fehltage “aufgefressen” wird. Und Personalkosten markieren einen größeren Posten als Raumkosten.

Ambitionierte Großraumbüros sollen aus Unternehmenssicht inspirierend wirken und den Teamgeist stärken, etwa mit speziellen Ecken zum Kickern oder zum Ausruhen. Kommunikative Teambildung nennt sich das eher rudimentär ausgearbeitete Konzept dahinter. Ein Vorteil ist aber offenkundig: Arbeitsinhalte, die Teamlösungen einfordern, lassen sich in Großraumbüros natürlich gut bewerkstelligen.

Beim Blick auf die Länder fallen durchaus Unterschiede auf: Amerikanische Büros sind durch würfelartig gestaltete Arbeitsplätze geprägt. Im Englischen wird für das Setting daher synonym als cubicle oder box bezeichnet.

Etwas spöttisch werden die mitunter sehr engen Boxen als Legebatterien tituliert. Sie bieten zwar etwas privaten Raum, doch gleichzeitig wird die Luftzirkulation und der Einfall des natürlichen Lichtes durch die Fenster erschwert. Das ist die Kehrseite der Medaille.

Cubicle

Die Büroboxen bieten visuellen Schutz, schränken die Nutzer aber gleichzeitig in Hinblick auf Luftqualität und den freien Blick ein. Hier ist eine moderate Variante zu sehen, in manchen Büros reiht sich sich Box an Box

Bekannte Nachteile

So geschickt die Vorteile von Großraumbüros lanciert werden, sie weisen bekannte Nachteile auf:

  • Grundsätzlich empfinden viele Mitarbeiter das Setting als anstrengend und ablenkend
  • Verlust nötiger Privatsphäre durch fehlende Rückzugsflächen, viele Mitarbeiter fühlen sich wie auf dem Präsentierteller
  • Überbelegte Büros bewirken, dass zu benachbarten Arbeitsplätzen die notwendige räumliche und soziale Distanz fehlt. Daraus resultiert eine erhöhte Störanfälligkeit durch ungewollte Nähe, Bewegung und Akustik
  • Sensible Gemüter reagieren negativ darauf, dass der Gesamteindruck unstimmig ist. Viele Großraumbüros entstehen in Gebäuden, in welchen die Wände schlichtweg entfernt worden sind und die ursprünglich anders genutzt werden sollten
  • Ein chronisch hoher Lärmpegel bei stetem Kommen und Gehen. Der sogenannte erhöhte Hintergrundgeräuschpegel lässt den Adrenalinspiegels ansteigen, Spitzen bis zu 70 Dezibel sind keine Seltenheit
  • Verantwortungsdiffusion: Kaputte Geräte werden mitunter aus Bequemlichkeit nicht gemeldet, es wird ein anderer Platz gewählt
  • Viele Rechner und Monitore im Dauerbetrieb heizen die Luft unangenehm auf, manch Mitarbeiter beklagt zudem den “Elektrosmog”
  • Organisationsprobleme: Bei einer begrenzten Anzahl an Arbeitsflächen kann es vorkommen, dass ein freier Arbeitsplatz fehlt und somit Zeit verloren geht
  • Nicht selten fallen die Flächen zu klein aus, sodass die Grundordnung leidet, es wird improvisiert
  • Ein hohes Maß an sozialer Kontrolle mit fast autoritärem Charakter, sei es real oder gefühlt. Bewegungen und Telefonate werden von Kollegen stets wahrgenommen und beizeiten natürlich bewertet. Glaswände machen es tatsächlich möglich, zu jeder Zeit gesehen zu werden – der Stress, unter potenzieller Beobachtung zu stehen, begleitet den ganzen Arbeitstag
  • Erhöhte visuelle Unruhe
  • Unter Zeitdruck kann die eigene “Box” unaufgeräumt oder gar verschmutzt übergeben werden, das zieht oft Konflikte nach sich
  • Die Ansteckungsgefahr steigt natürlich mit der Anzahl anwesender Menschen, daraus resultiert eine höhere Krankheitsrate
  • Wenn zahlreiche Mitarbeiter anwesend sind, dann wird es schwieriger, Raumtemperatur und Beleuchtung individuell zu regulieren
  • Mitarbeiter im Rauminneren erhalten deutlich weniger Tageslicht
Durchaus bissig merken “Ehemalige” an, dass jene Menschen, welche sich für das Setting Großraumbüro aussprechen, nicht in selbigem arbeiten

Experten vermuten zudem eine latente, da schwer zu messende Problematik: Sie nehmen an, dass etwa zwei Drittel der krankheitsbedingten Produktionsausfälle durchanwesende, aber nicht voll leistungsfähige Mitarbeitern verursacht werden.

Ergonomische Optimierung eines Großraumbüros

Wie aus den obigen Passagen deutlich wird, lassen sich nicht alle Probleme lösen, da einige von ihnen struktureller Natur sind. Die Integration ergonomischer Erkenntnisse und Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze hilft allerdings dabei, Schwierigkeiten zu bewältigen, die sich beeinflussen lassen.

Wer aufgrund der persönlichen beruflichen Situation auf ein Großraumbüro angewiesen, tut gut daran, das Beste aus der Situation rauszuholen. Und wenn im Rahmen der Büroplanung relevante Bedürfnisse der Mitarbeiters besser respektiert werden, dann markiert dies sicher einen Schritt nach vorne.

Strukturierung mit Stell- und Trennwänden

Durchdacht und sinnvoll eingesetzt, helfen Trennwände im Büro dabei, den großen Raum sinnvoll zu strukturieren. Sie bilden die Eckpunkte für den Aufbau einer gewissen Privatsphäre und grenzen arbeitende Menschen von ihren Kollegen ab.

Das Fördert den Fokus, dennoch bleiben die Kommunikationsweg kurz. Manche Modelle integrieren den Aspekt des Schallschutzes, sie fördern das Setting somit auf den Ebenen des Sehens und des Hörens, indem sie Reize reduzieren.

Gesunder Kompromiss bei der Raumtemperatur

Die richtige Temperatur am Arbeitsplatz markiert ein anspruchsvolles Thema. Bei vielen Menschen fällt die Einigung auf die optimale Temperatur schwer, weil die Empfindungen divergieren.

Laut der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung sollten sich die Werte in einem Büro zwischen 20 und 22 Grad Celsius einpegeln. Zudem hilft es, die Mitarbeiter diesbezüglich zu befragen, um Richtwerte zu eruieren. Und wer schnell friert, sollte z.B. näher an der Heizung sitzen.

Geräuschpegel senken

Je mehr Anwesende, um so mehr ablenkende Lärmquellen. Zu nennen sind nicht nur laute Unterhaltungen, ganz alltägliche Geräusche treten hinzu: Der kräftige Anschlag beim Tippen, ein Drucker im permanenten Einsatz, zuknallende Türen oder kranke Kollegen. Je nach individueller Sensibilität kann das enorm stören.

Untersuchungen bestätigen, dass ab ungefähr 40 dB (A) die Arbeitsqualität leidet, weil die Mitarbeiter sich unwohl und irritiert fühlen. Dies gilt besonders für Arbeitsinhalte, welche eine sehr hohe Konzentration benötigen. Praktisch entpuppt sich das bereits oftmals als zu laut. Folgende Tipps reduzieren unnötigen Lärm:

  • Drucker in einem separaten Raum platzieren und auf geräuscharme Modelle (z.B. mit der Auszeichnung Blauer Engel) setzen
  • Wie oben beschreiben, helfen schalldämmende Stellwände und Raumgliederungssysteme bei der Reduktion von Lärm
  • Decken und Wände können ebenfalls Schall schlucken, wenn sie entsprechend gefertigt sind
  • Es ist wenig bekannt, doch es existieren darüber hinausgehend sogar Büromöbel, die Geräusche schlucken
  • Telefonkonferenzen und Teambesprechungen gehören schlichtweg in extra Räume

An dieser Stelle wird deutlich, wie wichtig eine durchdachte Raumplanung im Vorfeld ist. Hier sind die Verantwortlichen und Experten gefordert.

Abbildung Lautstärkeausschlag

Lärm und Lärmbelästigung am Arbeitsplatz sollte nicht unterschätzt werden, die störende Lautstärke kann mittel- und langfristig zu ernsten Konzentrations- und Leistungsproblemen führen und die Arbeitszufriedenheit deutlich herabsetzen

Hochwertige Ausstattung installieren

An ergonomischen und einstellbaren Schreibtischen bzw. Stühlen lässt sich länger, gesünder und insgesamt besser arbeiten. Je körpergerechter die Haltung am Schreibtisch, um so wohler führen sich die Menschen. Sie agieren konzentrierter, somit steigt die Qualität der Arbeitsergebnisse.

Diese einfache Erkenntnis gilt für kleine und große Büros. Sie fußt darauf, dass die man durch Anpassung von Höhe und Winkel in einer vorteilhaften und gesünderen Haltung tätig ist. Der “Verschleiß” fällt geringer aus.

Gleitzeit anbieten

Strukturelle Maßnahmen können ebenfalls positive Folgen nach sich ziehen. Besteht die Möglichkeit der Gleitzeit, dann reduziert sich der Lärmpegel des ehemals übervollen Büros bereits durch die unterschiedlichen Arbeitszeiten spürbar.

Vor allem in den frühen Morgenstunden oder spät abends ist dort durch die Gleitzeit meist leerer und ruhiger. Engagiertes Arbeiten wird unter solchen Bedingungen leichter.

Regeln im Großraumbüro

So modern ein Großraumbüro gerne dargestellt wird, ab einer gewissen Anzahl von Personen wird es schwierig. Die Realität fordert unweigerlich ihren Tribut ein. Die Folge: Es werden Regeln benötigt, damit das Miteinander nicht eskaliert.

Einige verbindliche Absprachen haben sich bewährt, um das Zusammensein zu gewährleisten. Der folgende Knigge für das Großraumbüro nennt sinnvolle Möglichkeiten:

Geruchsbelästigung reduzieren: Am Schreibtisch sollten keine stark riechenden oder ölig-tropfenden Speisen gegessen werden, gegen einen Snack spricht hingegen wenig.

Rücksicht beim Telefonieren nehmen: Jeder ist angehalten in mäßiger Lautstärke zu telefonieren und für lange Gespräche in einen extra Raum zu gehen – falls dies möglich ist. Höflich ist es ebenfalls, den Handy-Klingelton im Büro auf sehr leise oder lautlos zu stellen. Eben dafür existiert der Vibrationsalarm.

Absprachen treffen: Wenn Fenster geöffnet werden sollen oder die Heizung verstellt wird, ist es ratsam, dies vorher mit den Kollegen abzusprechen. Interaktionen gelingen dabei besser von Angesicht zu Angesicht in einem moderaten Tonfall, niemand muss durch den Raum brüllen.

Ansteckung verhindern: Wer krank ist, gehört ins Bett und schon gar nicht in das Großraumbüro, dies gefährdet die Gesundheit aller anwesenden Kollegen.

Abgrenzung verständlich signalisieren: Um dem stetigen Grundrauschen bei anstrengenden Aufgaben im Büro zu entfliehen, lassen sich Kopfhörer nutzen oder Ohropax ins Ohr stecken. Auch ein großer Zettel am Arbeitsplatz, welcher mitteilt, dass man bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht gestört werden will, hilft oftmals weiter. Die Info verschafft den Kollegen Klarheit.

Ordnung und Sauberkeit halten: Kaffeeküche und Pausenraum sollten so hinterlassen werden, wie man die Orte selbst gerne vorfinden würde. Wird der Drucker genutzt, dann sollte der Ausdruck zügig geholt werden, damit das Gerät wieder frei ist. Natürlich ist am Ende des Arbeitstages jeder Angestellte selbst dafür zuständig, seinen Arbeitsplatz aufgeräumt zu hinterlassen. Zudem muss besonders bei Wechselarbeitsplätzen die Frage geklärt werden, ob der Arbeitsplatz noch gesäubert werden sollte oder ob dies durch eine Reinigungsfirma geschieht.

Sich positiv einbringen: Wer für alle Kuchen oder mal ein Eis mitbringt, verbessert die Grundstimmung. Oft gehen viele Mitarbeiter dann positiv aufeinander zu und revanchieren sich. Es lohnt sich, mehr Miteinander anzustoßen, auch wenn es keine Garantie für den Erfolg gibt.

Regeln für das Großraumbüro sind meist dann erfolgreich, wenn sämtliche Angestellten rechtzeitig davon Kenntnis nehmen und wenn die Standards der Zusammenarbeit vom Start weg für alle gelten. Idealerweise schaut ein akzeptierter Mitarbeiter, ob die Absprachen in der Realität funktionieren und interveniert bei Bedarf

Einbeziehung der Mitarbeiter

Die Einbindung der Mitarbeiter beginnt schon bei der rechtzeitigen Information über ein neues Großraumbüro. Nur dann können sich die Betroffenen darauf einstellen, eventuell ihre Sorgen äußer und bei der Gestaltung mitwirken.

Besonders für sogenannte Best Ager, welche ihr Berufsleben vorwiegend in kleinen Büros und mit Sacharbeit am PC verbracht haben, stellt die neue Situation eine große Herausforderung dar. Auf die Bedürfnisse und Anregungen dieser sehr erfahrenen Mitarbeiter sollte unbedingt geachtet werden. Es gilt in Gesprächen und Workshops zu klären, wie sie bisher gearbeitet haben. Darauf basierend kann ein für alle Parteien zufriedenstellendes Setting im neuen Büro entworfen werden.

Regelmäßige Feedbackrunden helfen dabei, über das Miteinander zu reden – und gegebenenfalls die Regeln zu modifizieren. Mitunter lassen sich Probleme dadurch schnell lösen. Z.B. dann, wenn Bücherregale und Schränke nach Absprache ihren Platz wechseln, so dass sie als pragmatische Raumtrenner fungieren und Lärm abschirmen.

Lernen, die Umgebung auszublenden

Ist der äußere Einfluss dennoch störend, dann können tatsächlich Kopfhörer weiterhelfen. Hierbei ist natürlich anzumerken, dass dies mitunter als unhöflich empfunden wird und beispielsweise Nachfragen erschwert. Kopfhörer stellen somit kein Patentrezept dar, sondern nur einen situativen Ausweg, wenn alles zu viel wird.

Zudem lässt das Ausblenden der Nahumgebung zumindest teilweise mit mentalen Techniken trainieren. Eine wichtiger Skill, der mitunter nötig ist, um die Aufgaben zu meistern. In kritischer Sichtweise hält er aber gleichzeitig das Grundproblem aufrecht, weil es nicht thematisiert bzw. angegangen wird.

Grafik: In-Ear-Kophörer

Zur Abschottung greift manch Mitarbeiter zu kleinen oder großen Kopfhörern. Musik beruhigt und dämpft die Umgebung. So effektiv die Idee auch sein mag, sie ist nicht in allen Großraumbüros gerne gesehen

Kontext verschönern & Rückzugsmöglichkeiten schaffen

An dieser Stelle sei darauf verwiesen, dass Pflanzen im Großraumbüro zwar nicht direkt die Effektivität der Mitarbeiter steigern, wohl aber deren Wohlbefinden. Nebenbei sorgen sie für bessere Luft und somit für ein angenehmes Büroklima. Besonders Im Winter regulieren Pflanzen die Luftfeuchtigkeit in den meist zu trockenen Büroräumen.

Als ideal gelten:

  • Yucca-Palme
  • Drachenbaum
  • Bonsai
  • Kakteen
  • Gummibaum
  • Bogenhanf
  • Efeutute

Zudem hilft es, ansprechende Nischen zu integrieren. Idealerweise sind diese mit Steckdosen, USB-Ladestationen und gemütlichem Mobiliar ausgestattet, sie bieten attraktiven Rückzugsraum. Die Flächen leisten somit ihren Part für eine gute Arbeitsatmosphäre. Besonders wirksam sind die “Oasen”, wenn sie nicht zu nah an den arbeitenden Kollegen platziert worden sind. Denn es geht darum, Abstand zu den Arbeitsinhalten zu gewinnen. Ein Thema für die Raumplanung.

Positiver Nebeneffekt zusätzlich zur Erholung: Schöne Rückzugsinseln können Orte für den informellen Austausch werden, das fördert Zusammenhalt und den Teamgedanken. Ein expliziter Mehrwert der kleinen Nischen abseits purer Funktionalität.

Extra Räume mit Matten, Think Tanks, kleine Zimmer zum ungestörten Telefonieren oder eine ruhige Sitzecke am Ende eines Flurs wirken sich ebenfalls spürbar positiv aus. Auflockerungen wie lustige Bilder oder ein humorvoller Slogan an der Bürowand sind ebenfalls zu begrüßen. Manchmal sind es die kleinen Dinge, die wirken.

Weitere Hinweise – das große Büro erträglicher gestalten

➦ Externe Berater können dabei helfen, das Großraumbüro zu optimieren. Sie sind geschult, erkennen Probleme und arbeiten lösungsorientiert.

➦ Manchmal hilft nur ein Umbau oder das gezielte Nachrüsten – so helfen nachträglich implementierte schalldichte Interviewkabinen bei wichtigen Gesprächen und Verhandlungen.

➦ Wer das Konzept ernst meint, zeigt dies im Verhalten. Im Großraumbüro sollten verschiedene Hierarchien tätig sein, damit gar nicht erst das Gefühl aufkommt, dass dieser Raum nur für bestimmte Angestellte konzipiert worden ist.

➦ Der Gegenpol – die komplette extreme Abschottung in Einzelräumen – stellt übrigens keinen Ausweg dar, denn in Isolation wird die Zeit oft mit Nichtigkeiten vertrödelt. Ausnahmen gibt es natürlich: Nämlich jene Menschen, die sich im Home Office wohl fühlen und dort im wahrsten Sinne des Wortes etwas bewegen. Welches Büro Sinn macht, das ist somit auch immer eine Frage der Persönlichkeit und der Arbeitsinhalte.

➦ Oft hilft es, den Arbeitsort zu variieren. Ist es von Arbeitgeberseite aus möglich, die Zeit anteilig im großen Büro und im Home Office zu verbringen, dann sollte diese Option als Chance gesehen und genutzt werden.

Fazit: Großraumbüro – ja oder nein?

Hinter einem Großraumbüro stecken knallhart kalkulierte Überlegungen von Unternehmen. Teilweise mit einem eher kurzfristigen Charakter. Offenkundigen Vorteilen wie Kooperation, kurzen Kommunikationswegen und vor allem einer massiven Kostenersparnis stehen gestresste Mitarbeiter, ein gestiegenes Maß permanenter sozialer (mitunter gar internalisierte) Kontrolle und ein ungeeignetes bis ablenkendes Arbeitsumfeld gegenüber.

Wer das Großraumbüro gut und im Sinne der Beschäftigten plant, kann einige Probleme (Lärm, Privatsphäre, Luftqualität, Temperatur) verringern und das Arbeiten mit vielen Menschen angenehmer gestalten.

Der Verzicht darauf zieht unweigerlich einen höheren Krankenstand, Unzufriedenheit und eine gesteigerte Mitarbeiterfluktuation nach sich. Salopp formuliert: Großraumbüros sind vor allem dann schlecht, wenn sie gedankenlos geplant und realitätsfremd ausgestattet worden sind.

Gut organisierte Großraumbüros regeln nicht nur das Miteinander. Sie verfügen immer über eine gute und anpassbare Beleuchtung, ein vor neugierigen Blicken schützendes Design, attraktive Aufenthaltsräume, eine leistungsfähige Klimatechnik und ein ausgeklügeltes Akustikkonzept. Gleichzeitig folgen sie der Empfehlung, 12 – 15 m² pro Person einzuplanen, damit die Anwesenden sich nicht zu sehr “auf die Pelle rücken”. Kombiniert mit Pflanzen fördert diese geringere Besiedelungsdichte ein positives Grundklima

Auf organisatorischer Ebene punktet das Großraumkonzept vor allen in Feldern, in denen ein hoher Koordinierungsbedarf besteht. Das gilt z.B. für den hektischen Redaktionsalltag, in welchem sich zeitnah und bisweilen unerwartet abgestimmt werden muss.

Betriebe tun gut daran, die Bedürfnisse der Mitarbeiter in die sorgsame Planung eines großen Büroraums zu integrieren, wenn sie Wert auf Qualität und ein professionelles Setting legen. Angestellte sollten hingegen ehrlich für sich prüfen, ob diese Form der Organisation für sie Sinn macht, die beste Lösung darstellt und langfristig funktionieren kann.