Oftmals stellt man sich vieles einfacher vor, als es sich letztendlich in der Wirklichkeit darstellt. Ein gutes Beispiel dafür ist die Digitalisierung. Es erscheint ganz simpel, dass sich Unternehmen nicht der Moderne verschließen und endlich damit beginnen, die digitalen Möglichkeiten voll auszuschöpfen. Schließlich heißt es nicht umsonst: immer schneller, immer weiter, immer besser und effizienter. Dennoch stellt der Prozess weiterhin für viele Firmen eine große Herausforderung dar.
Wie kann der Prozess der Digitalisierung in Unternehmen erfolgreich gestaltet werden?
Digitalisierung zeichnet sich nicht nur durch vielfältige Optionen aus, sondern fordert die Unternehmen durch schnelle Veränderungen heraus. Was heute noch up-to-date war, ist morgen bereits wieder veraltet. Es wundert daher kaum jemanden, dass so mancher Betrieb zögert, sich dem digitalen Zeitalter zu öffnen.
Dabei geht in den Diskussionen oft unter, dass sich nicht nur Unternehmen diesen Veränderungen anpassen müssen. Für die Mitarbeiter spielt die Digitalisierung ebenfalls eine zentrale, bisweilen bedrohliche Rolle. Schließlich müssen sie den neuen Anforderungen und den Wünschen der Unternehmensführung gerecht werden. Was kann diese also tun, um ihren Angestellten den Einstieg zu erleichtern und ihre Mitarbeiter in Sachen Digitalisierung fit zu machen?
→ Zunächst einmal: Miteinander, nicht gegeneinander
Zunächst ist es wichtig, dass alle Abteilungen und Kollegen an einem Strang ziehen. Gerade älteren Menschen, die nicht von klein auf mit der heutigen Technik aufgewachsen sind, fällt es anfangs meist schwer, sich schnell in neue Programme einzuarbeiten. Es wird ihnen zwar wenig Probleme machen, eine Quittung mittels Vorlage online zu erstellen. Aber wenn bestimmte Prozesse vorher händisch erledigt wurden, ist es nicht immer einfach, sofort die digitalisierte Variante zu beherrschen. In solchen Fällen ist Geduld angebracht und kein abfälliges Benehmen. Generell arbeitet man sich mit beispielsweise 50 Jahren langsamer in etwas ein, als es noch mit Anfang 20 der Fall war.
Bei speziellen Programmen oder Tools, die nur innerhalb einer Abteilung benutzt werden, sollten sich die Kollegen untereinander helfen. Derartige Kooperation funktioniert beispielsweise in Großraumbüros sehr gut, weil dort alle gemeinsam sitzen. Zudem fallen doe Wege zueinander nicht lang aus. Bei Bedarf reicht die Drehung zum Kollegen, damit eine Frage geäußert werden kann. Im positiven Fall bewirkt diese Form sozialer Unterstützung zu einer besseren Vertrauensbasis; der Zusammenhalt der Gruppe festigt sich. Durch positive Kommunikation fühlt sich niemand benachteiligt; man kann sich sicher sein, dass kein Angestellter aus Versehen alleine gelassen wird.
Im Übrigen gilt dieser Aspekt ebenso für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Nicht jeder kennt die verwendeten Softwareprogramme und muss sich daher am Anfang sukzessiv zurechtfinden. Die Einarbeitungszeit sollte grundsätzlich nicht zu kurz ausfallen, damit sich keine falsche Handhabe einschleift.
→ Veränderungsprozesse kommunizieren
Niemand wird gern im Dunkeln gelassen oder gar mit fundamentalen Neuerungen überrascht. Eine offene Kommunikation sowie ein fairer Umgang ist indiziert. Eine offene Kommunikation in Hinblick auf die Thematik sowie in Bezug auf potenzielle Bedenken der Angestellten stellt eine Selbstverständlichkeit dar.
Nur mit Transparenz können Führungskräfte oder die Geschäftsführung ihre Mitarbeiter abholen. Auf dieser Basis gelingt der Schritt in die Digitalisierung meist besser. Wer sich jedoch sträubt, klare Ansagen zu machen, wird schlimmstenfalls schnell feststellen, dass sich dieser Umstand negativ auf die Arbeitseinstellung auswirken kann.
→ Seminare und Weiterbildungen anbieten
Im digitalen Zeitalter kommt es beinahe jeden Tag zu Neuerungen. Wenn ein Unternehmen will, dass die eigenen Mitarbeiter stets fit und auf dem neuesten Stand sind, dann müssen sie regelmäßige Weiterbildungen, Seminare sowie qualitative Schulungen ermöglichen.
Wird beispielsweise eine neue Buchhaltungssoftware wie Lexware lohn+gehalt, IN-LINE WinLohn oder DATELINE angeschafft, welche dem Angestellten bis dato vollkommen unbekannt war, dann wird die Einarbeitung durch eine entsprechende Schulung deutlich erleichtert. Dadurch kostet der Vorgang weniger Zeit und Einarbeitungszeit – die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen werden pünktlich ausgestellt.
Ein weiteres sehr gutes Beispiel hierfür ist das Online-Marketing – spezieller die Suchmaschinenoptimierung. In regelmäßigen Abständen bringt Google Updates auf den Markt, welche oftmals große Auswirkungen auf die ausgespielten Suchergebnisse mit sich bringen. Es gilt stets, schnell und flexibel, aber ebenso mit Bedacht zu reagieren. Im Content-Bereich existieren ebenso zahlreiche Aspekte, welche man verbessern könnte. Sei es Struktur, Code-Auszeichnung, Typographie oder Ausdruck.
Oftmals fehlen einfach nur neuer Input bzw. eine andere Sichtweise auf die Dinge. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter nicht sich selbst überlassen werden, sondern dass die Abteilungsleiter danach streben, sich neues Wissen anzueignen, um dieses ihrem Team zu vermitteln. Updates der Technik spiegeln sich idealerweise im Wissensmanagent der Unternehmen wider. Diese Herausforderung gilt es zu meistern.
