Struktur und Ordnung, das klingt in vielen Ohren zunächst recht bieder und dröge. Tatsächlich kann ein Übermaß an Regulation im Privaten einengend wirken. Im Büro ist eine gute Grundordnung essentiell, denn wer ständig Unterlagen sucht – oder diese gar verbaselt – kommt nicht zum Arbeiten.

Man macht seinen Job nicht gut und hängt gestresst hinterher, weil die Grundlagen nicht stimmen. Im Angestelltenverhältnis folgt oftmals Ärger mit dem Boss.

Struktur und Ordnung im Büro – 10 Tipps für eine bessere Organisation am Büroarbeitsplatz vermittelt praktische und einfache Hinweise, um besser und effizienter zu werden.

Struktur und Ordnung am Arbeitsplatz – warum ist das wichtig?

Eigentlich hat man ja alles im Griff, aber dann: Stapelweise Unterlagen mit verschiedenen Themen, übervolle Ablagen, Klebezettel über, unter und auf dem Monitor, lose Kugelschreiber und Blattsammlungen allerorts – und dazwischen alte Rechnungen unter dem Kaffeebecher von gestern. Wo ist eigentlich die so wichtige Auftragsbestätigung? Dante wüsste, wie er diese Szenerie nennen sollte.

Es ist offenkundig: Wer lange sucht und Unterlagen umständlich verwaltet, kommt nicht vorwärts, da neue Aufgaben nur verzögert in Angriff genommen werden. Das kostet Zeit und Nerven. Glaubt man dem Fraunhofer Institut, dann werden um die zehn Prozent des Arbeitstages damit vergeudet, notdürftig aufzuräumen und fehlendes Arbeitsmaterial zu suchen.

Selbstständige verlieren zudem Geld, wenn mangelnde Ordnung ihre Aufträge überlagert. Besonders in arbeitsintensiven Wochen kann die Materialflut Verluste nach sich ziehen. Die Außenwirkung ist natürlich desaströs, das kommt noch hinzu.

Im Inneren spürt jeder am Büroarbeitsplatz, wenn er diesen nicht im Griff hat. Als Folge dessen sinken Motivation und Konzentration. Dass manche Menschen in unordentlichen Umgebungen kreative Ideen entwickeln und somit inspiriert werden, sei nicht abgestritten. Für die Mehrheit der Büroarbeiter gilt dies nicht.

Abbildung: ein völlig chaotischer Schreibtisc

Auf diesem Schreibtisch findet man sicher nichts mehr. Ab einem bestimmten Punkt verstärkt die Unordnung sich selbst, sie wird zur Normalität. Spätestens dann gilt es, etwas im eigenen Interesse zu ändern

Folgen schlechter Ordnung im Büro

Strukturprobleme wirken sich nicht nur auf die Qualität der Arbeit aus, die Folgen reichen weiter:

Negative Auswirkungen mangelnder Bürostruktur im Überblick

  1. Stress & Überforderung
  2. Frust
  3. Reizbarkeit
  4. Motivationsprobleme
  5. Probleme mit dem Chef
  6. Kein Abruf der vollen Leistung
  7. Kontrollverlust
  8. Karriereknick
  9. Verpasste Termine, Zeitdruck
  10. Verlust relevanter Informationen
  11. Terminchaos
  12. Zeitvergeudung
  13. Imageschaden durch schlechte Außenwirkung
  14. Allgemeine Unzufriedenheit im Job

Vertraulichkeit wahren und Datenschutz beachten

In den Zeiten der DSGVO (Inkrafttreten: Mai 2018) erlangt der Datenschutz eine immense Bedeutung. Nun ist es doppelt nachteilig, ein wichtiges Dokument mit sensiblen Daten irrtümlich wegzuwerfen. Zunächst stockt der Arbeitsfluss, darüber hinausgehend gerät außer Kontrolle, wer die zu schützenden Aufzeichnungen zu sehen bekommt. Unordnung im Büro macht schlichtweg anfällig für Pannen beim Datenschutz.

Noch schlimmer wird es, wenn ein vertrauliches Dokument einfach so herumliegt und somit jeder Angaben vor der Nase hat, die niemand sehen sollte. Ordnung, das ist auch Datenschutz.

Verantwortlicher Umgang mit personenbezogenen Informationen zeichnet sich dadurch aus, dass diese an einem sicheren Ort verwahrt werden. Zum Beispiel in einem abschließbaren Schrank. Positiver Nebeneffekt: Ein sicherer Aufbewahrungsort für sensible Daten schützt vor dem leichtfertigen Verlust der Dokumente.

Zehn Tipps für eine bessere Ordnung am Büroarbeitsplatz

Für eine bessere Übersicht lässt sich etwas tun. Einige Tipps wirken vielleicht wie Kleinkram oder sie erscheinen penibel, thematisieren die Hinweise oft Naheliegendes oder Selbstverständlichkeiten. Doch die Details sind es, welche im stressigen Büroalltag den Unterschied bestimmen.

Die folgenden 10 Tipps für eine optimierte Organisation benennen diesen Unterschied. Viele Ideen stammen aus dem Kontext der 5S-Kaizen-Methode. Die fünf S bedeuten: Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und (sich) ständig verbessern.

➔ Schreibtisch nur als Arbeitsfläche nutzen

Der Schreibtisch ist der Arbeitsplatz im Büro. Das ist seine Funktion. Jede Zweckentfremdung als Archiv, Frühstückstisch, Sammelstelle für Rechnungen oder Notizen lenkt ab, das betonen Effizienz-Experten immer wieder.

Auf die Schreibfläche gehören maximal drei Fächer (Eingang, Ausgang, Tagesaktivitäten) und jene Vorgänge, die direkt bearbeitet werden. Vor Feierabend sollte im eigenen Interesse alles, was nicht auf den Schreibtisch gehört, aber dort liegt, an seinen Platz gebracht werden. Noch wichtiger wird dieser Schritt vor dem Urlaub.

Lösungen für Stifte, Klammern, Scheren oder USB-Sticks existieren ebenfalls: Tisch-Organizer* ordnen die kleinen Hilfsmittel am Büroarbeitsplatz. Sie sollten dort, wo noch mit Stift und Papier gearbeitet wird, eingesetzt werden. Loses Herumfliegen von Hilfsmitteln stellt eines der größten ein No-Gos im Büro dar.

Die Einnahme von Mahlzeiten im Büro ist ebenfalls nicht zu empfehlen, sie macht zudem optisch keinen guten Eindruck. Schnell geraten Krümel in die Zwischenräume der Tastatur und fristen dort ihr Eigenleben – es wird unhygienisch. So richtig abschalten kann der Kopf nicht, wenn in der Esspause die aktuelle Arbeit stets im Blickfeld lauert. Stichwort: Psychohygiene.

➔ Notizzettel einsetzen – ohne sich zu verzetteln

Notizzettel sind nur für akute Hinweise gedacht. Fallen mehrere kleine schriftliche Erinnerungen an, dann sollten diese immer an derselben Stelle abgelegt werden, weil anderenfalls unzählige Notizen mehr Unordnung als Ordnung stiften. Zu viele Spiker führen dazu, dass man sich im wahrsten Sinne des Wortes verzettelt.

Wer richtig sortiert, behält leichter den Überblick. Themen oder Prioritäten (“sofort”) fungieren dabei als Ordnungshilfe. Ähnliche Inhalte sollten stets nebeneinander angepinnt werden, das erleichtert die Wahrnehmung. Klebe-Notizzettel weisen den Vorteil auf, dass sie nicht so schnell verloren gehen. Wer weiß, wo die Notizen sind, beugt der wilden Papierflut effektiv vor. Aber wie erwähnt gilt: Die Menge macht es.

Sind dennoch mehr Post-It Erinnerungen als geplant angefallen, sollte ein fester Zeitraum eingerichtet werden, in welchem die Spiker abgearbeitet werden. So gewinnt man im Büro die Kontrolle zurück. Notizen, die nicht mehr aktuell sind oder ihre Funktion erledigt haben, sollten sofort entfernt werden. Dadurch nehmen sie keinen Raum mehr weg – weder im Büro, noch im Kopf.

Grafik: Viele Notizzettel

Zu viel. Zu unübersichtlich. Zu chaotisch. Notizzettel helfen nur weiter, wenn sie sinnvoll angeordnet und in ihrer Anzahl begrenzt werden.

➔ Offene Rechnungen an eine Pinnwand heften

Niemand mag Rechnungen. Und sie stressen besonders, wenn sie fällig und nicht auffindbar sind. Um sich bei der Suche nicht den Tag versauen zu lassen, sollten alle Rechnungen an eine Pinnwand angebracht werden.

So hat man sie an zentraler Stelle im Blick. Mehr Übersicht, kein Zahlungsverzug und das Gefühl, die Finanzen im Griff zu haben, springen bei diesem Ordnungstipp für die Anwender heraus. Ob man dafür eine klassische Pinnwand an der Wand nutzt oder eine strukturierende Trennwand für das Büro, bleibt jedem selbst überlassen.

Zu bedenken ist hierbei allerdings der Datenschutz. Herrscht reger Durchlauf im Büro, dann gehören Adressen von Kunden und Partnern nicht in das Sichtfeld der Gäste bzw. der Besucher.

➔ Schubladen und Schränke verwenden

Schränke und Schubladen stellen Stauraum bereit. Sie schaffen ein klares Blickfeld, indem nicht benötigte Materialien systematisch untergebracht werden. Dabei lassen sich ebenfalls Kleinigkeiten optimieren: Häufig eingesetzte Hilfsmittel wie Locher und Hefter gehören beispielsweise in obere Schubladenfächer.

Es empfiehlt sich daher, nach Häufigkeit der Nutzung zu sortieren. Wichtiges nach oben, eher selten verwendete Utensilien in die unterste Schublade. In Aktenschränken hat sich die Sortierung nach Themen oder nach Zeiträumen (“Aufträge 2018”) praktisch bewährt. Je nach Betrieb können die Kriterien durchaus variieren. Nehmen Sie sich Zeit für ihr System und testen Sie die Entscheidungen in der Praxis.

➔ Ablagesystem mit Etiketten kennzeichnen

Je verständlicher das Ablagesystem, um so besser. Wer sein Ablagen kennzeichnet, bewahrt den Überblick und spart bei einer Suche wertvolle Zeit. Ein klarer Hinweis, für welchen Inhalt das jeweilige Fach gedacht ist, verhindert unnötige Hektik am Arbeitsplatz. Wenn sehr viele Mitarbeiter die Ablagen gemeinsam nutzen, ist das Labeln noch bedeutsamer.

Konkret helfen Etiketten weiter, sie sind für wenig Geld in zahllosen Varianten erhältlich. Eine immer aktuelle und korrekte Beschriftung ist damit kein Problem, bei Änderungen wird einfach ein neues Label erstellt. Gleich große Etiketten tragen ferner zu einer ruhigen Gesamtoptik bei. Struktur kommt, das Chaos geht.

Hinweis: Etiketten unterschiedlicher Farbe teilen Themen optisch ein. Signalfarben strukturieren somit Inhalte auf den ersten Blick. Einsatzorte für Etiketten sind:

  1. Schränke
  2. Regale
  3. Aktenschränke
  4. Rollcontainer
  5. Schubladen

Schnelles Erkennen. Schneller Zugriff. Schnelles Bearbeiten. Zügige Arbeitsprozesse fußen auf klaren Grundlagen.

Das Ablagesystem gilt als das Herzstück des modernen Büros. Richtig genutzt, stellt es sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, wo ein Dokument hingehört und wo es zu finden ist, sobald es benötigt wird

Auf dem Schreibtisch hat sich vielerorts eine Dreiteilung bewährt: Eingang, Ausgang, Tagesaktivitäten. Mindestens ein Mal pro Arbeitstag sollten diese Fächer kontrolliert werden, damit der Inhalt stets übersichtlich bleibt.

Wichtig sind die Folgehandlungen: Nach dem Herausnehmen sollte das Papier abgeheftet, versandt, verarbeitet, an einen Kollegen weitergeleitet oder weggeworfen werden. Ablagen sind eine Art Arbeitsspeicher, keine dauerhaften Verwahrungsorte.

➔ Ordner richtig beschriften und positionieren

Kleine Verbesserungen der Ordner beschleunigen ebenfalls das Arbeitstempo:

  • Handschrift bei der Ordner-Kennzeichnung vermeiden
    Handschriften variieren von Tag zu Tag etwas. Unterschiedliche Schriftgrößen und nicht sofort lesbare Wörter stressen das Auge, das kostet bei der Suche unnötige Zeit. Besser ist es, Etiketten zu bedrucken und diese an der immer gleichen Stelle aufzukleben
  • Ordner verständlich benennen
    Was bringt der beste Ort und das beste System, wenn viele Order zu allgemein oder irreführend (Beispiel: “Diverses”) beschriftet sind. Nennen Sie präzise Ross und Reiter, damit immer erkennbar ist, was in dem Ordner abgeheftet worden ist
  • Position
    Es ist sinnvoll, jene Ordner, welche man am häufigsten zur Hand nimmt, näher am Schreibtisch zu platzieren

➔ Dokumentenhalter nutzen

Vorlagen- und Konzepthalter ordnen den Bildschirmarbeitsplatz. Die Vorlage und der Bildschirm befinden sich hintereinander in Blickrichtung. Somit entfallen nicht nur Drehungen, ablenkende Reize reduzieren sich ebenso. Zudem kann bei den meisten Dokumentenhaltern die Tastatur bei Nichtgebrauch untergeschoben werden.

Der Schreibtisch wirkt dadurch ordentlicher, die Tastatur lenkt als größerer Gegenstand nicht ab. Mulden für Kulis und kleine Utensilien helfen ebenfalls bei der Organisation des Bildschirmarbeitsplatzes. Sie übernehmen teilweise die Funktion des oben angesprochenen Tisch-Organizers. Weniger rumfliegender Kleinkram, mehr Zeit für Arbeitsinhalte.

➔ Einfälle und Ideen niederschreiben

Ordnung im Kopf ist wichtig. Nur wer voll konzentriert an einer Aufgabe sitzt, hat diese im Griff. Einfälle und nützliche Ideen kommen aber spontan, fast wie aus dem Nichts. Damit sie nicht stören, aber auch nicht verloren gehen, sollten sie schriftlich fixiert werden.

Hier hilft zum Beispiel eine einfache Textdatei auf dem Rechner – am besten mit dem sprechenden Titel “Ideen und Einfälle”. Dort eingetragen, widmet sich der mentale Fokus wieder der primären Aufgabe.

Wer einen Planer für Aufgaben, Termine und Fristen besitzt, kann dort eine passende Unterseite anlegen. Alternativ bietet jedes Smartphone eine Verwaltung für Notizen. Wichtig ist nur, dass alles an einem Ort notiert wird. Nur dann gehen die wertvollen Ideen nicht verloren.

Grafik: Ein Mann schreibt seine Einfälle auf

Einfälle und Geistesblitze sind ein wertvolles Gut. Doch sie verflüchtigen sich gerne, daher sollten sie an einem passenden Ort kurz niedergeschrieben werden

➔ Termine im Kalender eintragen

Termine gehören, wenn sie nicht konsequent virtuell verwaltet werden, in einen Kalender. Punkt. Sie sind auf einen Blick erkennbar und können nicht als Einzelnotiz verloren gehen. Das schafft Struktur und Klarheit.

Es ist peinlich und unprofessionell, Termine zu vergessen oder zu übersehen. Das sehen Geschäftspartner und Kunden sicher ähnlich.

➔ Der Klassiker – das Notizbuch führen

Lange bewährt und dadurch gut: das Notizbuch. Noch hilfreicher wird es, wenn verschiedene Farben für spezielle Themen genutzt werden. Dies erleichtert schlichtweg den Zugriff.

Lassen Sie immer genügend Rand und Raum: Der Rand macht improvisierte Ergänzungen möglich, der Raum zwischen den Notizen hilft dabei, die Inhalte schnell zu überfliegen.

Ein Notizbuch kann einen Bereich für die oben diskutierten spontanen Einfälle, die es unbedingt schriftlich festhalten gilt, bereitstellen. Wie wäre es mit einem kreativen Pink als Schriftfarbe?

Ordnung auf dem Computerbildschirm

Jeder Büroarbeitsplatz besteht eigentlich aus zwei Schreibtischen. Der realen Fläche direkt vor dem Nutzer und dem virtuellen Arbeitsraum. Für diesen gelten ebenfalls ordnende Prinzipien:

▶ Den Startbildschirm vor dem Ende des Arbeitstages aufräumen und die anfallenden Inhalte thematisch gut ordnen. Erledigte Aufgaben ohne Archivierungsfristen löschen.

▶ Je weniger nach dem Computerstart zu sehen ist, desto klarer der aktuelle Arbeitsauftrag. Inhalte, die keine Priorität aufweisen, gehören in ihre eindeutig benannten Unterordner. Dies gilt ebenso für Dokumente, die abgearbeitet worden sind und nun archiviert werden.

▶ Es konkurrieren diverse hilfreiche Tools zum Aufräumen des Desktops. Bereits ein extrem strukturiertes Hintergrundbild ordnet wichtige Inhalte und Dateien effektiv, mehr dazu hier.

▶ Ein hierarchisches Datei- und Ordnersystem, das seine Verständlichkeit durch sprechende Dateinamen erhöht, wirkt sich positiv auf den Arbeitsfluss aus. Klare Bezeichnungen (z.B. “Vertragsabschlüsse 2018 – Mai”) orientieren inhaltlich und zeitlich. Verliert der Nutzer trotzdem mal die Übersicht, dann landet die Suchfunktion immerhin schnell einen Treffer.

▶ Wird im Rahmen einer Tätigkeit fast alles digital abgewickelt, dann lohnt sich eine zentrale Terminverwaltung: Sie verhindert, dass geschäftliche Termine, wichtige Notizen, Nachrichten und Vorgänge chaotisch in zahllosen Anwendungen (Outlook, Browser-Lesezeichen, Word-Dokument, Schmierzettel) landen. Eine leicht zu bedienende Software eint diese Funktionen. Sie verwaltet Inhalte modular, macht Informationen schnell aufffindbar und beschleunigt somit das Arbeitstempo.

Gleichwohl: Es fordert wirklich Disziplin ein, an stressigen Tagen vor dem Feierabend für Struktur auf Schreibtisch und Bildschirm zu sorgen. Sie tun es für ihr Zukunfts-Ich. Wenn dieser Schritt gelingt, dürfen ab und an Belohnungen folgen, um das Verhalten zu verstärken.

Mit Struktur sein Büro im Griff haben

Fazit: Mit einfachen Handgriffen und Ritualen kommt mehr Struktur in das (heimische) Büro, Effizienz und Produktivität bei der Arbeit nehmen zu. Eine vorhandene Grundordnung verkürzt Suchzeiten, schafft Sicherheit und ist somit der Unterbau des beruflichen Erfolgs. Ergo: Die Qualität der geleisteten Arbeit steigt trotz einer kürzeren Dauer messbar an.

Die Leitfrage beim erstmaligen Aussortieren lautet: “Brauchen wir das noch – und wenn ja, wo legen wir es künftig ab?” Nach der Antwort sind relevante Materialien thematisch stets geordnet in Griffweite, der Inhalt und Ablageort gehören zusammen.

Im Angestelltenverhältnis verbessert der aufgeräumte Büroarbeitsplatz zudem die Außenwirkung. Etwa dann, wenn der Chef vorbeikommt. Auch kreative Menschen gewinnen durch eine klare Struktur am Schreibtisch mehr Raum und Zeit, um ihr Potential zu nutzen. Ein funktionierendes Ordnungssystem zeichnet sich vor allem dadurch aus:

Arbeitsgeräte, Dokumente, Informationen und Unterlagen aller Art müssen anhand klarer Kriterien ohne Zeitverlust abgelegt und ebenso zügig vorgelegt werden können