Zeitfresser im Büro erkennen und ausmerzen

Viele Menschen, die sich mit dem Thema Ergonomie auseinandersetzen, wünschen sich zusätzlich, sinnvoller und effizienter arbeiten zu können. Es geht dabei um mehr als um die ergonomischen Bedingungen für einen körperlich idealen Arbeitsplatz.

Verhaltensbasierte Optimierungen erweitern ihren Blick vom wichtigen ergonomischen Inventar zu einem professionellen und strukturierten Arbeitsrythmus, um Belastungen zu vermindern.

Denn fast jeder kennt es: Viele verschiedene Arbeitsaufgaben konkurrieren täglich, die sogenannte Arbeitsverdichtung schlägt zu, fordert Energie und Kraft.

Oft herrscht Zeit- und Termindruck. Und nebenbei verplempert so manch einer seine Zeit mit dem ständigen Check der Mails und unstrukturiertem Surfen. Resultat: Man macht ständig irgendwas, aber wenig davon richtig oder konsequent.

Mögliche Folgen: Stress sowie Unzufriedenheit – die Motivation und die Berufsperspektive erscheinen zunehmend zweifelhaft.

Was für Zeitfresser im Büro gibt es? Überblick und Tipps

Natürlich lässt sich nicht jede Stresssituation vermeiden und durch gute Planung im Voraus umschiffen. Etwas Chaos gehört sicher zur Normalität im hektischen Büroalltag. Es ist ein Kennzeichen der Gegenwart, welches viel Flexibilität einfordert.

Dennoch scheint es hilfreich zu sein, typische Zeitfresser, die bei der Büroarbeit für Unruhe und Unzufriedenheit sorgen, zunächst ein Mal zu benennen. Aus diesem Schritt resultieren erste Möglichkeiten des Gegensteuerns.

Typische Probleme beim Zeitmanagement während der (Büro-)Arbeit

1. E-Mails: Wer ständig seine Mails checkt und stets auf dem Sprung ist, sofort zu antworten, unterbricht seine aktuellen Arbeitsvorgänge. Und es kostet Zeit, wieder in die Thematik einzusteigen. Es spricht nichts dagegen, eine Mail nach wichtigen Arbeitsschritten zu beantworten, es sei denn, man wartet auf eine ganz dringende Nachricht. Bewusstes und geplantes Mailchecken ist das Gebot.
2. Klingelndes Telefon: Schon das Geräusch reißt viele Mitarbeiter aus dem Arbeitsfluss. Die persönliche An- und Absprache am Telefon ist zwar meist sinnvoll und effizient, doch es spricht nichts dagegen, bei sehr anstrengenden und intensiven Aufgaben den Apparat klingeln zu lassen, um anschließend zurückzurufen.
3. Lautstärke: Lärm lenkt ab. Und kann zudem nerven; nicht selten dauern Aufgaben dadurch länger, weil der Fokus verloren geht. Manchmal sind Geräusche so normal, dass gar nicht diskutiert wird, ob bessere Bedingungen möglich sind. Ist es etwa realisierbar, ein lautes Gerät in einen anderen Raum zu stellen? Kann man Kollegen bei ihrer Pause bitten, kurz raus zu gehen? All dies sind einfache Handlungen, welche die Situation verbessern können. Wer gut arbeitet, braucht Ruhe, das ist kein Geheimnis.
4. Fehlende Pausen: Es klingt nur oberflächlich paradox – wer sich regelmäßig nicht regeneriert und Auszeiten nimmt, verliert Zeit bei der Arbeit. Nur mit regelmäßigen Pausen, Zwischenmahlzeiten und kontinuierlichem Trinken ist die nötige Konzentration zu halten. Der Körper und der Geist benötigen eine Basis, um – salopp formuliert – am Ball zu bleiben.
5. Helfersyndrom: Helfen ist etwas Positives, keine Frage. Aber man sollte sich nicht unter Druck setzen lassen und so einen Zeitfresser „züchten“. Besser: Eine Zeit nennen, wann dem Kollegen oder der Kollegin geholfen wird. Eine präzise Angabe ist immer vorteilhafter, als sofort alles stehen- und liegenzulassen – und die eigenen Aufgaben zu vernachlässigen. Nein sagen muss man lernen! Mit einer Begründung und einem Angebot, wann man kommt und hilft, fällt dies vielen Menschen leichter. Meist reagieren die Mitarbeiter im Büro sehr verständnisvoll.
   
6. Besprechungen: Meetings sind wichtig, können aber auch ausarten. Es ist sinnvoll, eine Höchstzeit festzulegen und einen (wechselnden) Mitarbeiter zu benennen, der moderiert, strukturiert und die Themen vorbereitet. Sind es viele Themen, steht für jedes einzelne Thema ein Zeitfenster zu Verfügung. Das diszipliniert enorm: Oft werden die Gesprächsbeiträge kürzer, genauer und effizienter. Diese Maßnahme bringt meist sehr schnellen Erfolg, da man nach wenigen Wochen schon Erfahrungswerte einer „guten Sitzung“ besitzt.
7. Zu viel Arbeit: Wer gut und schnell arbeitet, bekommt oft immer mehr aufgebürdet, bis die Überforderung zuschlägt und das normale Tempo unerreichbar erscheint. Je nach Verhältnis mit seinem Chef und den Kollegen spricht nichts dagegen, ein solches Thema gut formuliert – ohne anklagenden Unterton – anzusprechen. „Ich mag meine Arbeit, aber ich komme an meine Grenze, bin sehr erschöpft.“ Eine solche, ehrliche Aussage signalisiert keine Schwäche, sondern eine realistische Selbsteinschätzung. Überforderungen sollten angemessen kommuniziert werden. Gute Chefs und Kollegen reagieren oft mit Empathie auf den mitschwingenden Appell.
8. Die eigene Familie/Freunde: Arbeitszeit ist Arbeitszeit. Sicher sollte die Familie in einem Notfall anrufen dürfen, aber Nebensächlichkeiten und der Wunsch nach einer Plauderei sind hier fehl platziert. Häufig schleift es sich ein, dass regelmäßig angerufen und etwas besprochen/geplaudert wird. In diesem Fall erscheint es wichtig, diese Problematik mit Eltern, Geschwistern und Freunden in einer ruhigen Minute zu diskutieren. Meist steckt vonseiten der Anrufer keine negative Intention dahinter, sodass ein freundlicher und gleichsam expliziter Hinweis den gewünschten Erfolg bringt. Professionelle Abgrenzung ist die Basis einer konzentrierten Tätigkeit. Dieser Punkt betrifft viele Selbstständige, die zu Hause arbeiten und oft mit der Begründung, dass sie „ja eh zu Hause“ seien, abgelenkt werden.
9. Das Ablagesystem: Wer Unterlagen sucht, vergeudet Zeit. Das ist tatsächlich einfach. Fehlen vielleicht Ordner, Hefter oder nötiger Stauraum? Hat man sich überhaupt genug Gedanken gemacht, wo welche Informationen abgeheftet oder gespeichert werden? Diese Fragen sollte man ehrlich beantworten und bei Problemen Gegenmaßnahmen einleiten. Das Anlegen einer sinnvollen Ordnerstruktur und die Anpassung des eigenen Arbeitsplatzes kostet zwar zunächst Zeit, zahlt sich aber wirklich immer aus.
10. Perfektionismus: Manchmal sind die eigenen Ansprüche zu hoch, man will immer perfekte Arbeit abliefern und der Beste sein. Im negativen Fall droht Verzettelung, die Zeit rennt davon und der eigene Anspruch provoziert Stress, Hetzerei und Unzufriedenheit. Die anfallende Arbeit in der regulären Zeit gut machen, das sollte der gesunde und reale Anspruch sein, niemand ist immer perfekt.

Weitere Hinweise zum strukturierten, zeitsparenden Arbeiten im Büro

Folgende Hinweise treffen auf viele Zeitfresser im Büro zu. Es ist hilfreich, sie im Hinterkopf zu haben.

Wer gleichartige Arbeiten zusammenfasst und diese hintereinander und zügig abarbeitet (beispielsweise Schreibaufträge) ist meist schneller als jemand, der reaktiv auf jeden Impuls (Schreiben, Telefonieren, Aufräumen, Nachfragen …) reagiert.

„Was mache ich eigentlich im Augenblick?“ – diese selbstkritische Frage hilft zudem, wenn man oft Phasen erlebt, in denen man ziellos Websites aufruft, Mails checkt oder auf einen Kollegen wartet. Lässt sich dieser passive Zeitfresser vielleicht angehen, in dem man jetzt eine Pause einschiebt, etwas trinkt und sich bewegt? Der Körper wird es danken.

Fazit: Zeitfresser im Büro lassen sich angehen und minimieren

Das perfekte Büro und den perfekten Arbeitstag gibt es sicher nicht, aber viele Zeitkiller und Stressoren im Büroarbeitstag lassen sich vermindern.

Ein bewusstes und gleichzeitig selbstbewusstes Zeitmanagement erlaubt es, Aufgaben strukturiert und umfassend anzugehen. Ein neuer Arbeitsauftrag folgt im Idealfall erst nach dem Abschluss der aktuellen Aufgabe.

Soziale Skills wie Absprachefähigkeit, Zuverlässigkeit, bewusste Abgrenzung, offenes positives Feedback und auch höfliches Verneinen erlauben es, weniger Stress im Büroalltag zu erleben und handlungsfähig zu bleiben.

Das Erkennen typischer Zeitfresser stellt bereits einen ersten Schritt dar. Benannte Probleme erscheinen konkreter: sie lassen präziser sich angehen.

Wer neues, strukturiertes Verhalten umsetzt, belohnt sich mit einem deutlich angenehmeren und kontrollierbaren Arbeitsalltag und agiert zudem effektiver und besser.