Viele Menschen, die sich mit dem Thema Ergonomie auseinandersetzen, wünschen sich zusätzlich, sinnvoller und effizienter arbeiten zu können. Es geht dabei um mehr als um die ergonomischen Bedingungen für einen körperlich gesund gestalteten Arbeitsplatz.

Sie erweitern ihren Blick vom wichtigen ergonomischen Inventar zu einem professionellen und strukturierten Arbeitsverhalten, um Belastungen zu vermindern.

Effizientes, Stress reduzierendes Verhalten am Arbeitsplatz ist ein wichtiger Baustein im modernen Büroalltag.

Denn fast jeder kennt es: Viele verschiedene Arbeitsaufgaben konkurrieren täglich, die sogenannte Arbeitsverdichtung schlägt zu und fordert Energie und Kraft.

Oft herrscht Zeit- und Termindruck. Und nebenbei verplempert so manch einer seine Zeit mit dem ständigen Check der Mails und unstrukturiertem Surfen. Resultat: Man macht ständig irgendwas, aber wenig richtig und konsequent.

Die Folge: Stress sowie Unzufriedenheit – die Motivation und die Berufsperspektive erscheinen zunehmend zweifelhaft.

Was für Zeitfresser im Büro gibt es? Überblick und Tipps

Natürlich lässt sich nicht jede Stresssituation vermeiden und durch gute Planung im Voraus umschiffen. Etwas Chaos gehört sicher zur Normalität im hektischen Büroalltag. Es ist ein Kennzeichen der Gegenwart, die viel Flexibilität einfordert.

Dennoch scheint es hilfreich zu sein, typische Zeitfresser, die bei der Büroarbeit für Unruhe und Unzufriedenheit sorgen, zunächst ein Mal zu benennen und erste Möglichkeiten des Gegensteuerns zu bedenken:

Typische Probleme beim Zeitmanagement während der (Büro-)Arbeit

  1. E-Mails: Wer ständig seine Mails checkt und stets auf dem Sprung ist, sofort zu antworten, unterbricht seine aktuellen Arbeitsvorgänge. Und es kostet Zeit, wieder in die Thematik einzusteigen. Es spricht nichts dagegen, eine Mail nach wichtigen Arbeitsschritten zu beantworten, es sei denn, man wartet auf eine ganz dringende Nachricht. Bewusstes und geplantes Mailchecken ist das Gebot.
  2. Klingelndes Telefon: Allein das Geräusch reißt einen aus dem Arbeitsfluss. Die persönliche Absprache am Telefon ist zwar meist sinnvoll und auch effizient, doch es spricht nichts dagegen, bei sehr anstrengenden und intensiven Aufgaben den Apparat klingeln zu lassen, um anschließend zurückzurufen.
  3. Lautstärke: Lärm lenkt ab. Und kann zudem nerven; nicht selten dauern Aufgaben dadurch länger, weil der Fokus verloren geht. Manchmal ist man so daran gewöhnt, dass gar nicht mehr die Möglichkeiten der Besserung besprochen werden. Ist es etwa möglich, ein lautes Gerät in einen anderen Raum zu stellen? Kann man Kollegen bei ihrer Pause bitten, kurz raus zu gehen? All dies sind einfache Handlungen, welche die Situation verbessern können. Wer gut arbeitet, braucht Ruhe, das ist kein Geheimnis.
  4. Fehlende Pausen: Es klingt paradox, wer sich regelmäßig nicht regeneriert, verliert Zeit bei der Arbeit. Nur mit regelmäßigen Pausen, Zwischenmahlzeiten und kontinuierlichem Trinken ist die Konzentration zu halten. Der Körper und der Geist benötigen eine Basis, um am Ball zu bleiben.
  5. Helfersyndrom: Helfen ist etwas Positives, aber man sollte sich nicht unter Druck setzen lassen und so einen Zeitfresser „züchten“. Besser: Eine Zeit nennen, wann dem Kollegen oder der Kollegin geholfen wird, ist immer vorteilhafter, als sofort alles stehen und liegen zu lassen und die eigenen Aufgaben zu vernachlässigen. Nein sagen muss man lernen! Mit einer Begründung und einem Angebot, wann man kommt und hilft, fällt dies vielen Menschen leichter. Meist reagieren die Mitarbeiter im Büro sehr verständnisvoll.
  6. Besprechungen: Meetings sind wichtig, können aber auch ausarten. Es ist sinnvoll, eine Höchstzeit festzulegen und einen (wechselnden) Mitarbeiter zu benennen, der moderiert, strukturiert und die Themen vorbereitet. Sind es viele Themen, steht für jedes ein Zeitfenster zu Verfügung, das diszipliniert enorm: Oft werden die Gesprächsbeiträge kürzer, genauer und effizienter. Diese Maßnahme bringt meist sehr schnellen Erfolg, da man nach wenigen Wochen schon Erfahrungswerte einer „guten Sitzung“ hat.
  7. Zu viel Arbeit: Wer gut und schnell arbeitet, bekommt oft immer mehr aufgebürdet, bis die Überforderung zuschlägt und das normale Tempo unerreichbar erscheint. Je nach Verhältnis mit seinem Chef und den Kollegen spricht nichts dagegen, ein solches Thema gut formuliert ohne anklagenden Ton anzusprechen. „Ich mag meine Arbeit, aber ich komme an meine Grenze, bin sehr erschöpft.“ Eine solche, ehrliche Aussage signalisiert keine Schwäche, sondern eine realistische Selbsteinschätzung. Überforderungen sollten angemessen kommuniziert werden. Gute Chefs und Kollegen reagieren oft mit Empathie auf den mitschwingenden Appell.
  8. Die eigene Familie/Freunde: Arbeitszeit ist Arbeitszeit. Sicher sollte die Familie in einem Notfall anrufen dürfen, aber Nebensächlichkeiten und der Wunsch nach einer Plauderei sind hier fehl platziert. Häufig schleift es sich ein, dass regelmäßig angerufen und etwas besprochen/geplaudert wird. In diesem Fall erscheint es wichtig, diese Problematik mit Eltern, Geschwistern und Freunden in einer ruhigen Minute zu diskutieren. Meist steckt vonseiten der Anrufer keine negative Intention dahinter, so dass ein freundlicher und doch gut expliziter Hinweis den gewünschten Erfolg bringt. Professionelle Abgrenzung ist die Basis einer konzentrierten Tätigkeit. Dieser Punkt betrifft viele Selbstständige, die zu Hause arbeiten und oft mit der Begründung, dass sie „ja eh zu Hause“ seien, abgelenkt werden.
  9. Das Ablagesystem: Wer Unterlagen sucht, vergeudet Zeit. Das ist tatsächlich einfach. Fehlen vielleicht Ordner, Hefter oder nötiger Stauraum? Hat man sich überhaupt genug Gedanken gemacht, wo welche Informationen abgeheftet oder gespeichert werden? Diese Fragen sollte man ehrlich beantworten und bei Problemen Gegenmaßnahmen einleiten. Das Anlegen einer sinnvollen Ordnerstruktur und die Anpassung des eigenen Arbeitsplatzes kostet zwar zunächst Zeit, zahlt sich aber wirklich immer aus.
  10. Perfektionismus: Manchmal sind die eigenen Ansprüche zu hoch, man will immer perfekte Arbeit abliefern und der Beste sein. Im negativen Fall droht Verzettelung, die Zeit rennt davon und der eigene Anspruch provoziert Stress, Hetzerei und Unzufriedenheit. Die anfallende Arbeit in der regulären Zeit gut machen, das sollte der gesunde und reale Anspruch sein, niemand ist immer perfekt.

Weitere Hinweise zum strukturierten, zeitsparenden Arbeiten im Büro

Folgenden Hinweise treffen auf viele Zeitfresser im Büro zu, es ist hilfreich, sie im Hinterkopf zu haben.

Wer gleichartige Arbeiten zusammenfasst und diese hintereinander und zügig abarbeitet (z.B. Schreibaufträge) ist meist schneller als jemand, der reaktiv auf jeden Impuls (Schreiben, Telefonieren, Aufräumen, Nachfragen …) reagiert. Gleiches zu Gleichem, das hilft bei der Planung des Tages.

„Was mache ich eigentlich im Augenblick?“ – diese selbstkritische Frage hilft zudem, wenn man oft Phasen erlebt, in denen man ziellos Websites aufruft, Mails checkt oder auf einen Kollegen wartet. Lässt sich dieser passive Zeitfresser vielleicht angehen, in dem man jetzt eine Pause einschiebt und etwas trinkt und sich bewegt? Der Körper wird es danken.

Fazit: Zeitfresser im Büro lassen sich angehen und minimieren

Das perfekte Büro und den perfekten Arbeitstag gibt es sicher nicht, aber viele Zeitkiller und Stressoren im Büroarbeitstag lassen sich vermindern.

Ein bewusstes und gleichzeitig selbstbewusstes Zeitmanagement erlaubt es, Aufgaben strukturiert und umfassend anzugehen. Ein neuer Arbeitsauftrag folgt im Idealfall erst nach dem Abschluss der aktuellen Aufgabe.

Soziale Skills wie Absprachefähigkeit, Zuverlässigkeit, bewusste Abgrenzung, offenes positives Feedback und auch höfliches „Nein-Sagen“ erlauben es, weniger Stress im Büroalltag zu erleben und handlungsfähig zu bleiben.

Das Erkennen typischer Zeitfresser stellt bereits einen ersten Schritt dar, denn benannte Probleme erscheinen konkreter, sie lassen sich angehen.

Wer neues, strukturiertes Verhalten umsetzt, belohnt sich mit einem deutlich angenehmeren und kontrollierbaren Arbeitsalltag und agiert zudem effektiver und besser.